Det har skjedd en feil ved innkallingen til GF, av typen som ikke skal skje, og vi er oppriktig lei oss for det. Medlemmene har ikke fått sakspapirene for det har skjedd en feil i utleveringen av sakspapirer. Vi innkaller til en ekstraordinær-GF så snart som mulig for å behandle vedtektsendringene og innkommende saker, men håper GF vil godkjenne at vi får gjennomført valg av styre på ordinært årsmøte til tross for mangler ved innkalling.

Bakgrunnen for at denne flausen har skjedd er at vi har endret måten vi har delt ut sakspapirer på og hvordan styret arbeider. Det har vært nødvendig for oss å gå fra å være på et utdatert styreforum, og bruke email, til å bruke google drive for styreaktivitet. Vi delte en link til en mappe i innkallingen hvor alle papirene skulle ligge. Vi lastet opp papirene som vedtekter, vedtektsendringsforslag, politisk plattform, arbeidsprogram og årsrapport i en generaforsamlingsmappe i styreforumet, men det viste seg å være en annen mappe enn generalforsamlingsmappen som ble sendt ut i mailen. Dessverre var det ingen av oss i styret som la merke til dette. Hele styret har hatt tilgang til den riktige mappen hele veien, og ikke registrert at det har vært feil, for den og papirene har vært der for oss. Dessverre har vi ikke fulgt nøye nok med på Fetlife til å få med oss at dokumenter ble etterspurt og ikke delt. Dette er helt og holdent på vår kappe.

Som leder har jeg ingen unnskyldning for dette og jeg ble fysisk kvalm når jeg oppdaget realitetene. Det er for dårlig, og jeg legger meg flat. Generalforsamlingen bestemmer hvilke saker vi kan vedta utenom vedtektsendring, som vil kreve en ekstraordinær generalforsamling.

mvh merov, leder i SMil Norge.